Tool: Priorisierung der Jobfamilien

Dieses Tool hilft Ihnen dabei, Ihre Jobfamilien zu priorisieren, es ist vom gesamten Führungskreis auszufüllen. Die zentrale Frage ist: Wie hoch ist die Bedeutung der jeweiligen Jobfamilie oder Schlüsselposition für die Wettbewerbsposition des Unternehmens?

Dabei gibt via Kreuz oder Klebepunkt jeder Anwesende eine Bewertung für jede Jobfamilie ab – möglichst nacheinander von oben nach unten, dann kommen Sie nicht durcheinander. Dann rechnen Sie die Summe (∑) der Punkte für jede Zeile bzw. Jobfamilie aus und halten anschließend die Rangfolge fest: Die Jobfamilie mit den meisten Gesamtpunkten ist die mit der höchsten Priorität, d. h. Rang 1 usw.

Jobfamilie	niedrig Bedeutung hoch	∑	Rang
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Tool: Strategische Treiber des Personalbedarfs bestimmen (Input Unternehmensstrategie)

Diese Übersicht ist vom Führungskreis gemeinsam auszufüllen (durch Ankreuzen bzw. Eintragen der Prozentangaben).

Strategische Ziele	Strategische Treiber und ihre Ausprägungen
Zeithorizont Klicken Sie hier, um Text einzugeben.
Marktziele Auf welchen Märkten wollen wir wie stark wachsen?	Umsatzentwicklung insgesamt:
☐	Wachstum/ Schrumpfung:	☐	≤ 3%	☐	≤ 5%	☐	≥ 5%
☐	Konsolidierung
Umsatzentwicklung auf einzelnen Märkten:
☐	Regionen in Deutschland:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	Europa:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	International:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	Produktbereich/Geschäftsfeld 1:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	Produktbereich/Geschäftsfeld 2:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	Produktbereich/Geschäftsfeld 3:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	Produktbereich/Geschäftsfeld 4:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
Innovationsziele Mit welcher Innovation wollen wir uns in welchen Märkten positionieren?	Leistungen/Produkte:
☐	gleichbleibend
☐	kleinere Anpassungen:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	größere Änderungen:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	komplette Neuentwicklung:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	Anteil auftragsbezogener Entwicklungen:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	mit bekanntem Wissen
☐	mit neuem Wissen
Beeinflussende technische Entwicklungen:
☐	keine	☐	gering	☐	mittel	☐	gravierend	☐	ungewiss
Produktivitätsziele Welche Produktivitäts-verbesserungen wollen wir realisieren?	Kosteneinsparungen im Unternehmen:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
Kosteneinsparungen in bestimmten Unternehmensbereichen:
☐	Bereich:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	Bereich:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	Bereich:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%
☐	Bereich:	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	%

Tool: Auswirkungen der strategischen Ziele auf die prioritären Jobfamilien

Auch diese Übersicht ist vom gesamten Führungskreis gemeinsam auszufüllen, d. h. Sie einigen sich auf eine Einschätzung bezüglich der Betroffenheit der jeweiligen Jobfamilie von den strategischen Zielen (via Kreuz oder Klebepunkt). Die zentralen Fragen sind: Wie wirken sich die strategischen Ziele auf die jeweilige Jobfamilie aus? Dann rechnen Sie die Summe (∑) der Punkte für jede Zeile bzw. Jobfamilie aus und halten anschließend die Rangfolge fest: Die Jobfamilie mit den meisten Gesamtpunkten ist die mit der höchsten strategischen Betroffenheit, d. h. mit dem Rang 1 usw.

0 = keine Betroffenheit, 1= niedrige Betroffenheit, 2 = mittlere Betroffenheit, 3 = hohe Betroffenheit

Strategische Ziele Prioritäre Jobfamilie*	Markt	Innovation	Produktivität	∑	Rang
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0	1	2	3	0	1	2	3	0	1	2	3
Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.
0	1	2	3	0	1	2	3	0	1	2	3
Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.
0	1	2	3	0	1	2	3	0	1	2	3
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0	1	2	3	0	1	2	3	0	1	2	3
Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.
0	1	2	3	0	1	2	3	0	1	2	3
Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	☐	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.	Klicken Sie hier, um Text einzugeben.
0	1	2	3	0	1	2	3	0	1	2	3

*Kontrollfrage: Fallen angesichts Ihrer Unternehmensziele prioritäre Jobfamilien oder Schlüsselpositionen weg? Kommen neue hinzu? Dann streichen bzw. ergänzen!

Tool: Einschätzung des Altersrisikos der prioritären Jobfamilien

Hier beantworten Sie im Führungskreis die Frage: Lässt die Altersstruktur der jeweiligen Jobfamilie altersbedingte Ausfälle von Mitarbeitern erwarten, die ausgeglichen werden müssen?

Dazu müssen Sie vorbereitend Ihre Personaldaten auswerten (siehe Abschnitt Vorbereitung, S. 11). Außerdem fließen die Ergebnisse aus Schritt 4 ein, insofern Sie auch die strategische Betroffenheit der Jobfamilien berücksichtigen. Sie führen diese beiden Einschätzungen zusammen, indem Sie jede prioritäre Jobfamilie z. B. mit einer Karte in einem der Quadranten des Portfolios verorten.

Altersrisiko
hoch	3 Latentes Risiko	4 Existenzielles Risiko
niedrig	1 Geringes Risiko	2 Geringes Risiko
niedrig	hoch
Strategische Betroffenheit

Tool: Einschätzung des Kapazitätsrisikos der prioritären Jobfamilien

Hier beantworten Sie gemeinsam im Führungskreis die Frage: Reichen die vorhandenen Mitarbeiter in unseren prioritären Jobfamilien zur Umsetzung unserer Geschäftsziele aus?

Dabei können Ihnen folgende weitere Fragen helfen: Ist mit Rationalisierungs-/Erfahrungs-/Synergieeffekten zu rechnen, so dass Sie im Verhältnis weniger Personal brauchen? Wächst der Umsatz proportional zum Personal? Wie hoch ist die Fluktuationsrate? Rücken im Zuge einer Laufbahn-/Karriereplanung Mitarbeiter nach? Ist mit altersbedingten Ausfällen zu rechnen (siehe Ergebnis Altersrisiko)?

Außerdem fließen die Ergebnisse aus Schritt 4 ein, indem Sie auch die strategische Betroffenheit der Jobfamilien berücksichtigen. Sie führen diese beiden Einschätzungen zusammen, indem Sie jede prioritäre Jobfamilie z.B. mit einer Karte in einem der Quadranten des Portfolios verorten.

Kapazitätsrisiko
hoch	3 Latentes Risiko	4 Existenzielles Risiko
niedrig	1 Geringes Risiko	2 Geringes Risiko
Niedrig	hoch
Strategische Betroffenheit

Tool: Einschätzung des Kompetenzrisikos der prioritären Jobfamilien

Hier beantworten Sie gemeinsam im Führungskreis die Frage: Reichen die Kompetenzen der Mitarbeiter in den prioritären Jobfamilien zur Umsetzung unserer Geschäftsziele aus?

Dabei können Ihnen folgende weitere Fragen helfen: Ist eine Veränderung des Wissens im bestehenden Feld absehbar? Müssen gänzlich neue Kompetenzen erworben werden? Gibt es ausreichend Wissensquellen und -vermittler? Überwiegt implizites (Erfahrungs-)Wissen, das nicht so leicht weiter gegeben werden kann? Gibt es Verständnisbarrieren? Werden die Kompetenzen gerade an anderen Stellen im Unternehmen entwickelt, beispielsweise im Zuge einer Laufbahn-/Karriereplanung? Ist mit altersbedingten Ausfällen zu rechnen (siehe Ergebnis Altersrisiko)?

Außerdem fließen die Ergebnisse aus Schritt 4 ein, indem Sie auch die strategische Betroffenheit der Jobfamilien berücksichtigen. Sie führen diese beiden Einschätzungen zusammen, indem Sie jede prioritäre Jobfamilie z. B. mit einer Karte in einem der Quadranten des Portfolios verorten.

Kompetenzrisiko
hoch	3 Latentes Risiko	4 Existenzielles Risiko
niedrig	1 Geringes Risiko	2 Geringes Risiko
Niedrig	hoch
Strategische Betroffenheit

Tool: Einschätzung Beschaffungsrisiko der prioritären Jobfamilien

Hier beantworten Sie gemeinsam im Führungskreis die Frage: Wie hoch ist das Risiko, dass neue Mitarbeiter der prioritären Jobfamilien auf dem Arbeitsmarkt nicht verfügbar sind?

Dabei können Ihnen folgende weitere Fragen helfen: Wie sind Ihre Erfahrungen bei der Rekrutierung? Wie viele Stellenanzeigen gibt es? Was sagt Ihr Verband bzw. das hiesige Arbeitsamt dazu? Wie sind die Ausbildungszahlen? Wie viele Ausbildungsberufe bzw. Studiengänge für diese Jobfamilie gibt es?

Das Beschaffungsrisiko ist für Sie erst dann strategisch relevant, wenn Sie es mit einem Kompetenz- und/oder Kapazitätsrisiko in der jeweiligen Jobfamilie zu tun haben. Deshalb setzen Sie hier diese Risiken ins Verhältnis. Bitte orientieren Sie sich bei dem Kompetenz-/Kapazitätsrisiko an dem Wert von beiden, der am höchsten ist (nicht am Mittelwert). Nun verorten Sie jede prioritäre Jobfamilie z. B. mit einer Karte in einem der Quadranten des Portfolios.

Beschaffungsrisiko
hoch	3 Latentes Risiko	4 Existenzielles Risiko
niedrig	1 Geringes Risiko	2 Geringes Risiko
niedrig	hoch
Kompetenz-/ Kapazitätsrisiko

Tool: Risikoprofile der prioritären Jobfamilien

Die Einschätzungen zu den personalwirtschaftlichen Risiken können Sie zusätzlich für jede prioritäre Jobfamilie bzw. Schlüsselposition in einem Netzdiagramm visualisieren, indem Sie die Punkte auf den Achsen je nach Ihrer Einschätzung einzeichnen und verbinden. Dabei ist die senkrechte Achse der vorhergehenden Portfolios Ihre Orientierung. Diese zweite Darstellungsform der personalwirtschaftlichen Risiken kann Sie bei der folgenden Entwicklung der Maßnahmen unterstützen.

Risikoprofil für Jobfamilie …………………………….

Tool: Übersicht zur Planung der strategisch relevanten Maßnahmen

Um die Ergebnisse Ihrer strategischen Personalplanung zu strukturieren und übersichtlich darzustellen, können Sie die folgende Tabelle nutzen. Sie basiert auf dem Modell der personalwirtschaftlichen Prozesskette und erfordert eine Zuordnung der Maßnahmen zu den Phasen des personalwirtschaftlichen Prozesses. Hier können Sie außerdem aktuelle Aktivitäten im Personalbereich eintragen, und dabei ggf. feststellen, dass sie sie nicht (mehr) oder in anderer Form brauchen.

Phasen/ Jobfamilien	Personal-marketing	Personal-beschaffung	Integration/ Einarbeitung	Mitarbeiter-bindung	Personal-entwicklung	Beendigung von Arbeits-verhältnissen
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